Expédition transfrontalière : Conseils d’expert pour les exportateurs d’équipement médical

Dans le contexte de l’évolution constante des maladies chroniques et du vieillissement de la population, le secteur des soins de santé au Canada est particulièrement sollicité, ce qui augmente le besoin d’appareils médicaux de grande qualité. Les appareils médicaux englobent un large éventail de produits, des trousses de premiers soins aux béquilles en passant par les stimulateurs cardiaques. 

Selon la International Trade Administration (site en anglais seulement), les importations d’équipement médical représentent près de 75 % de l’ensemble du marché de l’équipement médical. Les États-Unis sont le principal fournisseur d’appareils médicaux de nombreux pays, dont le Canada. Pour répondre à la demande, il est essentiel d’adopter une expédition transfrontalière efficace.

L’équipement médical est hautement réglementé au niveau fédéral par le Bureau des matériels médicaux de la Direction des produits thérapeutiques (DPT) de Santé Canada. Il est régi par la Loi sur les aliments et drogues du Canada et le Règlement sur les instruments médicaux. 

Ces normes strictes font en sorte que l’expédition d’équipement médical au Canada peut souvent s’avérer complexe. Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé une ressource qui aborde les subtilités de l’expédition transfrontalière. 

Déterminez la classification de votre équipement médical

Il existe quatre classes d’équipement médical, établies selon le facteur de risque. Les facteurs de risque déterminent les règlements qui s’appliqueront à l’équipement médical en vue de son importation. Par conséquent, plus la classe est élevée, plus le facteur de risque et les critères d’importation le sont également. 

Les quatre classes d’équipement médical sont les suivantes :

• Classe un (risque le plus faible) : p. ex., outils chirurgicaux 
• Classe deux (risque faible) : p. ex., cathéters
• Classe trois (risque modéré) : p. ex., implants orthopédiques 
• Classe quatre (risque élevé) : p. ex., stimulateur cardiaque

Pour toutes les classes d’équipement médical, l’importateur doit disposer d’une licence d’établissement d’instruments médicaux (LEIM) valide. Pour les classes deux, trois et quatre, l’équipement doit faire l’objet d’une homologation. 

Remplissez vos étiquettes

Pour importer de l’équipement médical, assurez-vous qu’une étiquette apposée sur l’emballage extérieur du colis indique clairement ce qui suit :

• Le nom du produit
• Le nom et l’emplacement de l’entreprise
• La nature du produit (p. ex., le type d’équipement médical)
• Dans le cas de l’équipement médical des classes trois et quatre, l’étiquette doit indiquer un numéro de contrôle.
• Les composantes de la boîte (p. ex., le poids et les dimensions)
• Le mot « stérile » si l’équipement médical est destiné à la vente
• La date d’expiration, au besoin 
• Les directives du produit et les dangers potentiels 

Conformément aux exigences de la Loi sur l’emballage et l’étiquetage des produits de consommation au Canada, les directives doivent être imprimées en anglais et en français lorsque l’équipement médical est vendu à des fins d’utilisation individuelle. 

Pour obtenir des renseignements sur la meilleure façon d’emballer vos envois du secteur de la santé, consultez notre infographie complète. 

Déterminez les modalités d’expédition appropriées (« Incoterms »)

Les « Incoterms » sont 11 règles reconnues mondialement qui définissent les responsabilités des vendeurs et des acheteurs qui effectuent des transactions internationales. Publiées par la Chambre de commerce internationale (CCI), ces règles couvrent les responsabilités comme le paiement et la gestion des envois, l’assurance et le dédouanement. 

Familiarisez-vous avec les « Incoterms » pour simplifier le processus; vous saurez ainsi clairement quelle est la partie responsable à chacune des étapes. 

Les « Incoterms » sont regroupées en deux catégories, selon le mode de transport.

Avant toute chose, il faut savoir que sept règles s’appliquent à tous les modes de transport :

1. EXW – à l’usine (insérer le lieu de livraison)
2. FCA – franco transporteur (insérer le lieu de livraison) 
3. CPT – port payé jusqu’à (insérer le lieu de destination) 
4. PIC – port payé, assurance comprise, jusqu’à (insérer le lieu de destination) 
5. DAP – rendu au lieu de destination (insérer le lieu de destination) 
6. DPU – rendu au lieu de destination déchargé (insérer le lieu de destination) 
7. DDP – rendu droits acquittés (insérer le lieu de destination). 

Le transport maritime fait, quant à lui, l’objet de quatre règles particulières : 

1. FAS – franco le long du navire (insérer le nom du port de chargement) 
2. FOB – franco bord (insérer le nom du port de chargement) 
3. CFR – coût et fret (insérer le nom du port de chargement) 
4. CIF – coût, assurance et fret (insérer le nom du port de destination)

Évitez les retards

Lorsqu’il est question d’expédition d’équipement médical, même les équipes les plus méticuleuses ne sont pas à l’abri des retards. Pour les éviter, restez au fait de l’évolution de la réglementation applicable. Assurez-vous également de préparer vos documents dès le début du processus et de les soumettre correctement. Pour finir, trouvez des occasions de regrouper vos envois pour gagner en efficacité. 

Quoi faire si des articles sont refusés à la frontière?

Qu’il s’agisse de modalités d’expédition inappropriées ou de problèmes de cautionnement, différentes raisons peuvent expliquer le refus d’un envoi à la frontière. Peu importe la situation, la frontière informera l’expéditeur de la raison. Pour assurer le transport de vos envois, vous devez absolument collaborer avec un service de messagerie qui maîtrise l’expédition transfrontalière. Votre fournisseur doit être en mesure de faire appel à une équipe de spécialistes de la conformité commerciale pour vous assurer une expédition sans tracas, et ce, à chacune des étapes. 

Quelles solutions un fournisseur de services de livraison devrait-il offrir pour l’expédition transfrontalière?

Pour vous assurer que vos appareils médicaux arrivent à destination de façon sécuritaire, rapidement et en bon état après avoir traversé la frontière, vous avez besoin d’un partenaire logistique de confiance qui a de l’expérience en expédition transfrontalière. Cherchez un fournisseur de services de livraison qui peut offrir les solutions suivantes :

• Expertise et soutien transfrontaliers – Pour assurer la conformité de votre envoi et comprendre le processus d’expédition transfrontalière. 
• Grand réseau au Canada – Pour accéder à toutes les régions du Canada, même les plus éloignées.
• Emplacements aux États-Unis et au Canada – Un fournisseur représenté à la fois aux États-Unis et au Canada fera en sorte que vos envois traverseront la frontière sans problème. 
• Solutions personnalisées – Pour créer une solution personnalisée adaptée aux besoins uniques de votre entreprise. 
• Large éventail de délais de livraison – Du service express en deux jours au service de livraison de produits essentiels, faites votre choix parmi de nombreux délais de livraison. 
• Aucun point de transfert – Votre envoi demeure entre les mains d’un seul fournisseur de services de livraison tout au long de son expédition, ce qui réduit les risques de vol et de dommages. 
• Visibilité complète – Du fabricant de l’équipement médical jusqu’à sa destination finale, faites le suivi de vos envois en tout temps grâce à des mises à jour en temps réel. 

Comment organiser l’expédition des pièces nécessaires aux réparations?

Pour de nombreux envois d’équipement médical, le facteur temps est crucial. Pour respecter les ententes sur les niveaux de service existantes, il est essentiel de livrer rapidement aux techniciens les pièces nécessaires aux réparations. L’utilisation d’un mode d’expédition accéléré, comme le service Purolator ExpéditifMC, vous garantit que vous pourrez expédier votre envoi le lendemain, sept jours par semaine, et traiter davantage de commandes grâce à des périodes de cueillette et de livraison prolongées. L’expédition rapide et fiable de pièces destinées à la réparation d’équipement médical vous permettra par ailleurs de prolonger la durée de vie de l’équipement. 

Comment gérer les retours?

Il est tout à fait normal de recevoir à l’occasion des demandes de retour. Vous devez préparer votre processus de retour avec autant de soin que l’expédition de l’envoi initial. Pour gérer les retours efficacement, vous avez besoin d’un partenaire logistique qui peut vous aider à minimiser les répercussions sur vos résultats nets et même vous aider à promouvoir une économie circulaire. Votre partenaire d’expédition transfrontalière doit : 

• gérer les autorisations de retour du matériel, y compris le retour des articles au fournisseur;
• gérer les garanties;
• recycler les composantes récupérables ou les éliminer de façon sécuritaire, conformément à la réglementation en vigueur;

En suivant nos conseils pour l’expédition transfrontalière d’équipement médical, vous contribuez à garantir des livraisons sécuritaires, rapides et fiables. La livraison d’appareils médicaux de l’autre côté de la frontière n’a pas à vous causer des maux de tête. Faites équipe avec un fournisseur de services logistiques de confiance comme Purolator afin de rendre le processus fluide et sécuritaire. Vous pouvez ainsi effectuer les livraisons urgentes d’appareils médicaux sans complications, et ce, à tout coup.